Informace o zpracování osobních údajů

Znění doplněné podle údajů provozovatele · 31. 10. 2026

1. Kdo je správcem a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů při poskytování ubytování v chalupě EDEN je Jakub Koželuh, IČO 73527858 (dále jen "my" nebo "správce").

• Ubytovací objekt: Chalupa EDEN, Nové Chalupy 101, 384 62 Nová Pec.
• Kontakt pro záležitosti osobních údajů: info@chalupa-eden.cz.
• Žádosti a dotazy ke zpracování osobních údajů zasílejte na uvedený e-mail správce.

Tyto informace se vztahují na poptávky a rezervace ubytování, evidenci hostů, online check-in na checkin.obecnovapec.cz, komunikaci k pobytu a jeho vyúčtování. Informace se nevztahují na samostatné reklamní či analytické služby jiných webových stránek ani na případné kamerové systémy.

2. Jaké údaje získáváme a odkud

Podle charakteru pobytu a příslušné zákonné povinnosti zpracováváme identifikační údaje hostů (jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště, státní občanství a zákonem vyžadované údaje o dokladu totožnosti), termín a skutečný průběh ubytování, údaje potřebné pro poplatek z pobytu a kontaktní údaje objednatele nebo účastníka, kterému se zasílá odkaz.

Dále jde o objednané služby, částky a stav úhrad, variabilní symbol, fakturační údaje, případné údaje o plátci z bankovní platby, stavy elektroměrů přiřazené pobytu, obsah související komunikace a záznamy o odeslání formuláře, potvrzeních dokumentů a vyřízení pobytu. U cizinců mohou být pro zákonnou evidenci a hlášení doplněny i další údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu. Kopie dokladů nejsou pro tento online check-in vyžadovány.

Údaje získáváme od Vás, od objednatele nebo dalšího účastníka skupiny, případně z rezervační služby, přes kterou byla rezervace provedena. Vznikají také při poskytování služeb, komunikaci a přijetí platby. U nezletilých mohou údaje předávat jejich zákonní zástupci. Pokud někdo zadává údaje jiných hostů, žádáme jej, aby jim předal i tyto informace; tím nepřebíráme za prokázané, že je všechny skutečně seznámil s obsahem.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

Účel Právní základ a rozsah
Vyřízení poptávky, rezervace a poskytování ubytování, plateb a související komunikace. Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud jste smluvní stranou nebo žádáte o jednání před uzavřením smlouvy. U dalších účastníků, kteří nejsou smluvní stranou, jen v nezbytném rozsahu oprávněný zájem na organizaci skupinového pobytu podle písm. f), případně níže uvedená zákonná povinnost.
Evidence a odvod místního poplatku z pobytu. Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; zejména zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, a příslušná obecně závazná vyhláška obce. Evidujeme údaje předepsané zákonem, včetně výše poplatku nebo důvodu osvobození.
Evidence ubytovaných cizinců a oznámení jejich ubytování Policii ČR. Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; zejména zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, v rozsahu povinností ubytovatele.
Vedení evidence příjmů a souvisejících daňových podkladů. Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; zejména zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád. Správce není plátcem DPH.
Ochrana práv, řešení reklamací, škod a pohledávek; zabezpečení aplikace a doložení jejího použití. Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je ochrana práv a majetku a předcházení zneužití služby; uchováváme pouze potřebné údaje a zohledňujeme práva hostů.

Pro zpracování nezbytné k plnění smlouvy nebo zákonné povinnosti nepožadujeme souhlas. Zaškrtnutí seznámení s těmito informacemi není souhlasem s reklamou ani samostatným právním základem zákonné evidence. Údaje z check-inu nepoužíváme k rozesílání reklamních sdělení.

4. Které údaje potřebujeme

Kontaktní a rezervační údaje potřebujeme pro sjednání a organizaci pobytu. Bez nich nemusí být možné rezervaci uzavřít nebo vyřídit. Údaje vyžadované pro zákonnou evidenci je nutné poskytnout v rozsahu příslušného předpisu; jejich neposkytnutí nám může znemožnit splnit povinnosti při ubytování. Ostatní údaje nad tento rozsah jsou dobrovolné. Nezasílejte údaje ani kopie dokumentů, které k uvedeným účelům nevyžadujeme.

5. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Údaje v administraci pobytů obsluhuje výhradně správce Jakub Koželuh. Pro hosting databáze a aplikace a související e-mailové služby využívá společnost SvetHostingu.cz s.r.o., IČO 23591102, Krakovská 1108/5, 700 30 Ostrava–Hrabůvka, která vystupuje jako zpracovatel. Technické zpracování zahrnuje ukládání, přenos, zálohování, zabezpečení a nezbytnou technickou podporu.

Podle GDPR dodatku poskytovatele se na infrastruktuře mohou podílet také jeho další zpracovatelé, zejména Master Internet, s.r.o., a České Radiokomunikace a.s. Technický přístup může být v nezbytném rozsahu umožněn pověřeným pracovníkům těchto poskytovatelů podle jejich smluvních a bezpečnostních pravidel. Správce neposkytuje přístup do administrace externí účetní ani dalším osobám.

Zákonem stanovené údaje zpřístupňujeme příslušnému obecnímu úřadu jako správci poplatku, Policii ČR a dalším oprávněným orgánům, vyžaduje-li to právní předpis. Banky a případné rezervační portály mohou pro své vlastní služby působit jako samostatní správci podle vlastních informací o zpracování.

Samotné držení odkazu ke skupinovému check-inu neumožňuje zobrazit dříve odeslané osobní údaje ostatních hostů. Objednatel však může obdržet organizační informace a vyúčtování za celou skupinu.

6. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Hosting aplikace, databáze a poštovní služby jsou zajišťovány u SvětHostingu. Podle jeho zveřejněného GDPR dodatku jsou data a zálohy umístěny v datacentrech v České republice. Správce pro tento systém nevyužívá vlastní další zahraniční cloudové úložiště. Pokud by se poskytovatelé, umístění dat nebo způsob předávání změnili, budou před změnou vyhodnoceny zákonné podmínky a tyto informace upraveny.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Doby se liší podle účelu a druhu záznamu. Delší zákonná lhůta se vztahuje jen na údaje a dokumenty potřebné pro danou povinnost, nikoli automaticky na celý obsah aplikace nebo veškerou komunikaci.

Evidence nebo účel Doba uchování
Evidenční kniha pro poplatek z pobytu. 6 let ode dne provedení posledního zápisu do evidenční knihy (§ 3g odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb.).
Domovní kniha cizinců. 6 let od posledního zápisu. U listinných dokumentů nahrazujících domovní knihu 6 let od ukončení ubytování cizince (§ 101 odst. 4 zákona č. 326/1999 Sb.).
Přihlašovací tiskopis cizince, pokud podléhá uchování u ubytovatele. 6 let od ubytování za podmínek § 100 písm. e) zákona č. 326/1999 Sb.
Evidence příjmů a související daňové podklady. Po dobu, po kterou neuplynula lhůta pro stanovení příslušné daně. Doba se posuzuje podle povahy evidence a podle § 148 daňového řádu, včetně případného prodloužení, nového běhu či stavění lhůty. Na tuto evidenci se pouze z důvodu poskytnutí ubytování neuplatňuje desetiletá lhůta pro doklady DPH.
Poptávky, rezervace a běžná komunikace. Do vyřízení poptávky a ukončení jednání o pobytu; při uzavření rezervace do splnění smlouvy, konečného vyúčtování a vypořádání vzájemných povinností. Po tomto okamžiku zůstávají pouze podklady potřebné pro daňovou či jinou zákonnou evidenci nebo pro konkrétní ochranu práv podle následujícího řádku.
Podklady pro reklamace, pohledávky, škody a doložení právního jednání, včetně potvrzení dokumentů. Po dobu, po kterou může být konkrétní právo uplatněno a jeho doložení je nezbytné. Doba se určí podle příslušné promlčecí či jiné zákonné lhůty a jejího skutečného běhu; při zahájeném řízení také podle jeho trvání. Neznamená to automatické uchování celých seznamů hostů pro každý případný spor. Pracovní kopie údajů, které již nejsou k žádnému účelu potřebné, se dále neuchovávají.
Technické provozní a bezpečnostní záznamy a zálohy. 

Je-li konkrétní záznam potřebný pro probíhající řízení nebo řešení nároku, může být potřebná část uchována i déle, dokud příslušný důvod trvá. Po odpadnutí všech účelů zpracování údaje odstraníme nebo nevratně anonymizujeme; při výmazu zohledníme i řízený cyklus záloh.

8. Technické fungování online check-inu

Aplikace používá technickou relační cookie k bezpečnému otevření formuláře a ochraně odesílání. Při provozu mohou hosting a poštovní služba vést technické záznamy, například IP adresu a čas požadavku či stav předání e-mailu. Aplikace zaznamenává také provozní události a pro ochranu přihlášení správce používá pseudonymizovanou podobu IP adresy.

Soukromý odkaz umožňuje přidání údajů do konkrétního pobytu; přeposílejte jej jen oprávněným účastníkům. Obsah již odeslaných formulářů je přístupný oprávněné obsluze aplikace. Vyúčtování a organizační zprávy se zasílají na kontaktní adresu pobytu. Automatické e-maily a výpočty nevytvářejí rozhodování podle čl. 22 GDPR s právními či obdobně významnými účinky; údaje a vyúčtování může posoudit a upravit ubytovatel.

9. Vaše práva a způsob jejich uplatnění

Můžete požádat o přístup ke svým údajům a jejich kopii, opravu nepřesností, případně výmaz nebo omezení zpracování za podmínek GDPR. U automatizovaného zpracování založeného na smlouvě nebo souhlasu může vzniknout právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace. Námitku posoudíme a budeme postupovat podle čl. 21 GDPR. Výmaz ani námitka samy o sobě neruší zákonné povinnosti uchovávat předepsané evidence.

Pokud by se některé další zpracování opíralo o Váš souhlas, můžete jej kdykoli odvolat; odvolání nemá zpětný účinek. Pro účely popsané jako smluvní nebo zákonné se zpracování neopírá o takový souhlas.

Žádosti zasílejte na kontakt správce v bodě 1. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; o zákonném prodloužení až o další dva měsíce a jeho důvodu Vás informujeme v první měsíční lhůtě. Při důvodných pochybnostech můžeme požádat o přiměřené ověření totožnosti. Vyřízení je zásadně bezplatné; výjimky pro zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti stanoví GDPR.

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, web uoou.gov.cz. Kontaktování správce před podáním stížnosti není podmínkou.

10. Dostupnost a aktualizace informací

Informace poskytujeme před odesláním údajů prostřednictvím odkazu v check-inu; jsou k dispozici také na požádání. U údajů získaných od jiné osoby plní správce informační povinnost i vůči dotčenému hostovi v rozsahu a lhůtách čl. 14 GDPR, zpravidla do jednoho měsíce, nejpozději však při první komunikaci nebo prvním zpřístupnění, nastane-li dříve a je-li to relevantní. Případné zákonné výjimky posuzujeme jednotlivě.

Dokument doplněn dne 31. 10. 2026.